سازمان ها به یک سیستم قابل اعتماد نیاز دارند که کارهای تکراری و وقت گیر در سازمان را انجام دهد. گردش کار اداری در سازمان ها باید خودکار باشد.

لیستی از کارهای روزانه سازمان ها است که باید خودکار شوند در اینجا گفته شده است :

• نگهداری پایگاه داده های مشتریان
• مدیریت هزینه های کسب و کار
• طبقه بندی، برچسب گذاری و مرتب سازی اسناد
• تجزیه و کپی داده ها از اسناد
• بررسی صحت اسناد
• تایید هویت مشتریان
• و.....

به طور كلي اتوماسيون اداري به مجموعه روش هايي نرم افزاري و سخت افزاري در جهت اتوماتيك سازي و تسهيل در انجام مكاتبات اداري گفته مي شود , به طوري كه براي تسهيل در امور و كاهش صرف وقت و هزينه در امور اداري از اين نرم افزار استفاده مي شود.

كاهش هزينه هاي سازمان با نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب مي‌تواند يكي از مهمترين دلايل استفاده از اين نرم افزار باشد , ما در اين مقاله سعي نموديم اطلاعات مفيدي در زمينه نرم افزار اتوماسيون اداري به شما بدهيم اما نرم افزارهاي ديگري نيز همچون نرم افزار مدیریت اسناد , نرم افزار مديريت ارتباط با مشتریان و نرم افزار مدیریت فرایند نيز همانند اين نرم افزار بسيار كاربردي و مفيد مي باشند و هر كدام از اين نرم افزارها مي توانند بخشي از نيازهاي كاربران را در زمينه تحت فعاليتشان برطرف نمايند.